Xử lý file PDF trong quá trình Chế bản In (Phần 1)

Trong các lưu đồ chế bản hiện đại ngày nay định dạng dữ liệu PDF được xem là định dạng chuẩn và khái niệm lưu đồ làm việc PDF cũng không còn xa lạ gì với mọi người. Tuy nhiên qua thống kê từ quá trình chế bản CTF hoặc CTP, phần lớn các lỗi xảy ra là do file PDF không được tạo ra hoặc không được xử lí chính xác. Để góp phần khắc phục các lỗi của PDF, chúng tôi sẽ lần lượt giới thiệu với quý vị độc giả tài liệu hết sức hữu ích này được trích từ tài liệu đào tạo nhân viên chế bản được biên soạn bởi Phòng kỹ thuật của công ty Huynh đệ Anh Khoa

I. Khái quát về các cách tạo file PDF từ trình ứng dụng.
Cách 1: Dùng Acrobat Distiller: từ trình ứng dụng ta xuất ra các định dạng file postScript như: *.PS, *.PRN, *.EPS, *.SEP sau đó dùng Distiller dịch ra định dạng file PDF. Với cách làm này ta không thể giữ được hiệu ứng trong suốt (transparency) từ các trình ứng dụng vì các đối tượng transparency đã bị trộn lại (platten) do quá trình biên dịch bằng Distiller cũng là một quá trình in nên nó đã ép hết tất cả các layer về một lớp duy nhất.
Cách 2: Từ trình ứng dụng ta chọn lệnh Print, tại mục Printer chọn máy in là Adobe PDF, sau đó thiết lập các tùy chọn cần thiết để in ra file PDF. Cách làm này cũng dùng driver PostScript để biên dịch file từ trình ứng dụng thành file PDF, nó yêu cầu người kỹ thuật viên chế bản phải thiết lập các thông số chính xác cho quá trình in PDF.
Cách 3: Dùng thư viện PDF (PDF Library): đây là thư viện PDF được tích hợp vào các trình ứng dụng giúp ta có thể chuyển đổi trực tiếp từ trình ứng dụng qua PDF mà không cần qua quá trình dịch với Distiller. Với cách làm này ta có thể giữ được transparency cũng như những hiệu ứng khác cho PDF với điều kiện trong Option tùy chọn ta phải chọn Acrobat 5 (PDF 1.4) trở lên.
Cách 4: Dùng lệnh Export, Publish, save as PDF hoặc Prepare for service bureau, trên thực tế đây cũng là một quá trình in qua postscript driver được tích hợp sẵn trong trình ứng dụng.

II. KHÁC NHAU GIỮA PDF ĐƯỢC TẠO TỪ POSTSCRIPT VÀ PDF ĐƯỢC TẠO RA TỪ PDF LIBRARY.
- PDF library là thư viện chuyển đổi các đối tượng có trong một tài liệu thành định dạng PDF nhưng vẫn cho phép trình ứng dụng gốc mở file PDF và xử lí nó như một tập tin của tài liệu gốc. PDF được tạo từ PDF library giữ được transparency và các hiệu ứng, nó cho khả năng chỉnh sửa cao nhất.

Sample Image
Trong file pdf được tạo qua PDF Library các đối tượng transparency được bảo toàn

- PDF được tao từ postScript không giữ được transparency và không thể chỉnh sửa được hoặc có thể chỉnh sửa nhưng rất dễ bị lỗi
Ví dụ điển hình của việc dùng PDF Library chính là dùng lệnh Save as và chọn Save as type là Adobe PDF trong trình ứng dụng Adobe Illustrator.

Sample Image
Trong file pdf được tạo qua PDF library các đối tượng transparency được bảo toàn

II.MỘT SỐ LỖI CÓ THỂ GẶP KHI XUẤT PDF TỪ CÁC TRÌNH ỨNG DỤNG.
-    Font chữ không được nhúng theo file, mất một số chữ trong quá trình tạo file PDF, chữ bị bít.
-    Một số hiệu ứng khi xuất sang PDF thường hay bị lỗi (drop shadows bị biến thành fill, transparency bị gãy hoặc sọc, tô chuyển gradient bị đổi chiều, gradient mesh hoặc pattern fill bị biến đổi, …)
-    Một số hình khi ta bóc nền trong photoshop sau đó save lại với đuôi psd để đưa vào các chương trình đồ họa khác như Corel hay AI chẳng hạn thường bị fill trắng tại những vùng đã cho trong suốt.
-    Hình bị xé, xuất hiện các đường sọc không mong muốn trên hình.
-    Hình bị giảm độ phân giải hoặc độ phân giải không đúng lỗi này thường xảy ra do trong lúc ta thiết lập các tùy chọn về hình ảnh để tạo ra file PDF không đúng.
-    Hình ảnh bị sai không gian màu.
-    Kích thước file không đúng do trong lúc chọn khổ để tạo PDF bị sai.
-    Không định nghĩa đầy đủ các box trong lúc tạo PDF.
-    Một số trường hợp chữ bị bể do bị thiết lập ở chế độ multiply, hoặc bị bóng transparency đè.
-    Đối tượng màu trắng bị gán thuộc tính Overprint khi tạo PDF sẽ bị mất.
-    Mã barcode chữ bị dồn về một phía
-    File không hiểu màu pha, màu pha hoặc Pantone đổi thành màu Process.
Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ lần lượt giới thiệu các cách xử lí sao cho file PDF tạo ra phù hợp với mục đích sử dụng.

III.XUẤT PDF GIỮ ĐƯỢC TRANSPARENCY:
Trong xử lí file PDF hiện nay, vấn đề khó nhất vẫn là các hiệu ứng tô transparency, các hiệu ứng này ngày càng được phát triển nhiều hơn với các công cụ và các hiệu ứng phong phú trong các chương trình đồ họa. Nó giúp cho nhà thiết kế thể hiện ý tưởng của mình dễ dàng hơn nhưng nó cũng là nỗi lo lắng của các kỹ thuật viên chế bản khi gặp phải các tài liệu có transparency, ta sẽ xem xét xử lí file có chứa hiệu ứng transparency sao cho hiệu quả nhất

Với Corel:

Để từ Corel xuất PDF vẫn giữ được transparency và các hiệu cũng như có thể dùng AI để chỉnh sửa sau này ta làm nên dùng lệnh Publish to PDF.Trong tùy chọn Option ta chọn tùy chọn cao nhất mà PDF có thể hỗ trợ cụ thể ở đây là acrobat 6.0 đối với phiên bản Corel 13.Với tùy chọn này ta sẽ giữ được transparency và các hiệu ứng cũng như khi mở chúng với AI sẽ ít gặp lỗi nhất.

Nhưng cũng với file trên nếu ta xuất từ Corel sang EPS sau đó dùng Distiller để dịch ra PDF hoặc dùng lệnh file / Print với máy in Adobe PDF thì sẽ không còn giữ được transparency, nếu dùng AI để mở lên sẽ bị lỗi như sau:

Với AI

Đế tạo ra file PDF vẫn giữ được transparency và cho hiệu quả chỉnh sửa cao nhất ta nên dùng PDF Library với chức năng save as, chọn định dạng file xuất ra là PDF, trong hộp thoại save Adobe PDF tại mục Compatibility ta chọn định dạng cao nhất mà Acrobat hỗ trợ.Tiếp đó ta đánh dấu chọn hai tùy chọn: Preserve Illustrator Editing Capabilities và Creat Acrobat Layers from Top-Level Layers.

Sample Image

Sau đó chọn các tùy chọn cần thiết và save lại, kiểm tra lại bằng Acrobat ta sẽ thấy tài liệu vẫn giữ được transparency.

Sample Image

Vậy tại sao ta phải giữ transparency?
Việc giữ lại transparency giúp ta có thể dễ dàng chỉnh sửa được những file PDF có chứa transparency mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng file. Đối với những Rip mới có hỗ trợ transparency thì file PDF được tạo ra đẹp hơn, ít bị sọc, không bị bung mask tại những vùng có sử dụng transparency. Nhưng thời gian để Rip những file có hiệu ứng transparency sẽ lâu hơn (cần lưu ý khi tạo file PDF với PDF Library là tùy chọn tương thích với Acrobat 5 (PDF 1.4) trở lên thì mới có hỗ trợ transparency).

File đã flatten transparency

File chưa flatten transparency

Có hai cách để kiểm tra transparency trong acrobat 8.
C1: Menu Advanced / Print production / Flattener preview, sau đó chọn tùy chọn transparecy trong bảng Flattener Preview
Những vùng có màu đỏ là phần hiển thị cho transparency

C2: Từ Menu Advanced của Acrobat 8 ta chọn tùy chọn Preflight, tiếp đó trong bảng Preflight ta tìm đến mục PDF Analysis và chọn nó

Tiếp đó chọn tùy chọn list transparent objects và nhấn nút Execute

Chương trình sẽ tự động liệt kê hết tất cả các đối tượng transparency có trong file. Đánh dấu check vào mục Show selected page object in Snap view và click chọn vào từng đối tượng transparency được liệt kê trong bảng, chương trình sẽ view cho ta thấy hiệu ứng transparency đó. Để xem được vị trí của đối tượng transparency trên màn hình ta chỉ cần click đúp vào tên của chúng trong bảng liệt kê.

IV. CHUẨN HÓA DỮ LIỆU CHO FILE PDF:
Có một điều ít người để ý là khi tạo tài liệu PDF ta phải làm sao tạo được các box như: Trim box, Bleed box, Crop box và Media box. Vậy các box này là gì và chúng có vai trò như thế nào? Tại sao ta cần phải có nó? Trước hết cần phải nắm rõ các khái niệm này
-    Trim box: phần trang đã được cắt xén (nó bằng khổ thành phẩm)
-    Bleed box: phần trang chứa khoảng chừa cho tràn lề
-    Media box: phần trang hiển thị trên màn hình mà ta thấy, chứa cả Trim box, Bleed box, các bon xén, bon chồng màu.
-    Crop box thường bằng Media box
Việc tạo file PDF có chứa đầy đủ các box rất có lợi cho ta khi làm việc với các phần mềm bình trang điện tử. Hầu hết các chương trình bình trang điện tử đều dựa trên Trim box để bình các trang tài liệu lại với nhau. Vì thế khi tạo file từ các phần mềm ứng dụng như: QuarkXpress, InDesign, AI … ta cần lưu ý phải đặt Document (khổ trang) đúng bằng khổ thành phẩm và khi tạo PDF nên kèm theo tất cả bon mark, phần chừa bleed đầy đủ.
Điều kiện đầu tiên để thỏa mãn các tiêu chuẩn về file PDF ví dụ như PDF /X1- a là file phải có đầy đủ các box.

Một câu hỏi khác được đặt ra khi dùng file PDF là nên để file PDF ở dạng liên tục nhiều trang hay là tách rời.
Câu trả lời là nếu 1 tài liệu được dàn trang từ một chương trình duy nhất (ví dụ như QuarkXpress hay InDesign) ta nên để ở dạng liên tục, nếu không ta nên để PDF ở dạng tách rời. Vì:
-    Ít khi có ấn phẩm nào được làm bởi cùng một chương trình, bởi vì một ấn phẩm có thể do nhiều người cùng làm mỗi người phụ trách một phần riêng khác nhau. Tùy theo sở trường của từng người mà có thể dùng nhiều phần mềm khác nhau, người thích dùng QuarkXpress, người thì thích dùng InDesign, người khác lại thích xài Corel chẳng hạn, kết quả ta thu được là những trang PDF rời.
-    Thời điểm khách hàng đưa file cho ta không cùng lúc mà là từng mục rời nhau trong những khoảng thời gian khác nhau.
-    Khi làm báo thì những trang tin tức thời sự nóng bỏng thường được cập nhật vào giờ chót. Nên PDF rời thường thuận tiện hơn để chèn vào các trang trắng của phần mềm bình trang.
-    Các phần mềm bình trang điện tử đều có chức năng run list, nên việc bình với PDF rời hoặc liên tục đều có thể làm được.
-    Trong quá trình xử lí file thì PDF rời giúp ta thao tác nhanh hơn ví dụ như tìm lỗi của PDF chẳng hạn.
-    File PDF rời chạy nhẹ nhàng hơn chỉnh sửa nhanh hơn.
-    Thay đổi vị trí và số trang dễ dàng hơn.

Khổ trang:
Ngôn ngữ Postscript 100% tính bằng đơn vị là point, gốc tọa độ là phía dưới bên trái của tài liệu, nên từ các trình ứng dụng khác nhau khi ta dùng postscript để biên dịch sang PDF thì có khả năng kích thước tài liệu bị lệch đôi chút, do thói quen của người thiết kế là hay sử dụng đơn vị là millimet nên trong quá trình biên dịch postscript sẽ có một quá trình quy đổi giữa hai đơn vị là point và millimet vì thế trong một số trường hợp kích thước tài liệu của ta sẽ bị sai đôi chút, ví dụ như tài liệu của ta đặt là 200x280mm khi biên dịch qua PDF sẽ thành là 199.978 x 279.988mm. Tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau có thể chúng sẽ lệch với những kích thước khác nhau, và sẽ cho ra những trim box khác nhau. Vì thế khi bình chung với nhau sẽ dễ bị lệch dẫn đến đường line của các trang nằm cạnh nhau không thẳng tài liệu không được đẹp.

(Đón xem kỳ sau)