Tùy biến hoặc thu nhỏ Ribbon

Khi Microsoft lần đầu tiên trình làng giao diện Ribbon trong Office 2007, đã có rất nhiều ý kiến trái chiều xung quanh việc thiết kế giao diện mới giống như dải băng (ribbon) này. Nhiều người gặp khó khăn trong việc tìm kiếm những chức năng quen thuộc trước kia khi dùng Office phiên bản trước. Thêm nữa, họ không mấy thiện cảm với cái cách thiết kế các biểu tượng chiếm nhiều diện tích ở đầu trang của Ribbon. Tuy nhiên, sau 4 năm, phiên bản Office 2010 đã có thể dập tắt những phàn nàn kể trên khi cho phép bạn tùy biến Ribbon theo cách riêng hoặc giấu nó đi để tiết kiệm không gian trong bất kỳ chương trình Office nào.

- Để giấu Ribbon, rất đơn giản bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào nó và chọn Minimize The Ribbon.

- Để tùy chỉnh Ribbon:

Bước 1: bạn nhấn chuột phải lên Ribbon và chọn Customize The Ribbon. Một cửa sổ có các chọn lựa hiện ra với 2 ô nhỏ bên trong. Ô bên trái gồm các lệnh còn bên trái bao gồm danh sách các tab.

Bước 2: Để giấu các tab bạn không muốn xem, uncheck box bên cạnh hoặc ngược lại, check box để xem thêm tab.

Bước 3: Chọn nút New Tab để tạo một tab riêng. Một tab mới sẽ hiện ra với tên New Tab (Custom) và tên nhóm New Group ở bên dưới.

Bước 4: Làm nổi bật New Tab và chọn Rename để đặt tên riêng cho tab của bạn. Thao tác tương tự với New Group.

Bước 5: Tiếp tục, bạn cuộn thanh commands bên trái để thêm vào tab và group bạn vừa lập. Để xem list đầy đủ hơn, chọn All Commands ở menu thả xuống.

Bước 6: Làm nổi bật commands bạn muốn thêm vào tab riêng của bạn bằng chọn nút Add >>.

Bước 7: Nhấn Ok khi bạn đã hoàn tất.

Ngoài ra, sau khi lưu các thay đổi bằng việc nhấn Ok, bạn có thể chuyển chúng sang một file riêng, sử dụng nút Import/Export. Nó cho phép bạn sử dụng một configure tương tự cho ribbon trên một máy tính khi bạn dùng chức năng Import.

In và lưu không cần backstage view

Với phiên bản Office trước, bạn có thể in hoặc lưu trực tiếp từ chức năng File trên menu thả xuống, nhưng Office 2010 cho phép bạn nhấn chuột một lần vài thẻ File và bỏ qua các lựa chọn trên backstage view trải khắp văn bản của bạn.

Nếu muốn in và lưu nhanh, bạn có thể sử dụng phím tắt trên bàn phím hoặc một nút trên thanh công cụ Quick Acces ở trên Ribbon.

Để lưu từ thanh công cụ Quick Access, bạn nhấn chuột vào biểu tượng floppy disk. Để in, chọn biểu tượng Quick Print. Nếu trên màn hình không hiển thị biểu tượng Quick Print, bạn có thể chọn bằng cách kéo thả menu.

Dưới đây là những phím tắt giúp bạn thực hiện các thao tác in và lưu nhanh chóng:

Ctrl + P: Chọn đến print menu.

Ctrl + S: Save

F12: Save as

Tự tạo phím tắt bàn phím

Office 2010 có rất nhiều những phím tắt bàn phím được thiết kế sẵn nhưng phiên bản cập nhật này cũng cho phép bạn tự tạo các phím tắt khác nhau tùy từng mỗi ứng dụng văn phòng.

Bước 1: Nhấn chuột phải vào ribbon và chọn Customize The Ribbon. Một cửa sổ có các chọn lựa sẽ hiện ra.

Bước 2: Chọn nút Customize cạnh Keyboard Shortcuts. Một cửa sổ Customize Keyboard tiếp tục hiện ra.

Bước 3: Chọn một tab ở ô bên trái và một command ở bên phải. Sau đó bạn điền một phím tắt mới trong ô Press New Shortcut Key. Tốt nhất bạn nên sử dụng một tổ hợp kết hợp CTRL hoặc ALT.

Thay đổi Template định sẵn trong Word

Khi bạn mở một văn bản mới, thông thường bạn sẽ thấy một màn hình trống. Tuy nhiên, nhiều người lại muốn thông tin liên lạc cá nhân trên tất cả các văn bản mình xuất bản. Bạn có thể tạo một template có sẵn các thông tin cần thiết, theo một định dạng chuẩn. Thậm chí bạn cũng có thể chọn để template đó ở dạng văn bản định sẵn mỗi khi mở Word.

Bước 1: Tạo một template bạn muốn bằng cách soạn một đoạn văn bản và định dạng trước trong Word.

Bước 2: Trên File Menu, chọn Save As. Menu save sẽ hiện ra.

Bước 3: Chọn Word Macro-Enabled Template (.dotm) trên menu thả xuống.

Bước 4: Lưu file template của bạn tại đường dẫn \Users\[Username của bạn]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates folder đối với Windows 7 and Vista, hoặc \Documents and Settings\[Username của bạn]\Application Data\Microsoft\Templates folder với Windows XP.

Nếu bạn muốn chọn template đó ở dạng văn bản định sẵn mỗi khi bạn tạo văn bản mới trong Word, đặt tên cho template là Normal.dotm và viết đè lên file Normal.dotm hiện có. Hoặc nếu bạn muốn soạn văn bản mới sử dụng một template bất kỳ, chọn New trên File Menu rồi nhấn chuột vào My Templates và chọn văn bản mẫu bạn muốn.

Gia hạn sử dụng bản trial Office 2010 thêm 1 tháng

Theo như mặc định thì Microsoft cho bạn 60 ngày dùng thử Microsoft Office 2010, nhưng liệu bạn có muốn thêm một chút thời gian sau khi bản trial hết hạn? Để gia hạn thêm 30 ngày nữa, bạn hãy thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Vào Start Menu, trong hộp thoại Run gõ “cmd” hoặc chọn Command Prompt ở menu Accessories.

Bước 2: Thay đổi thư mục trong ổ cứng của bạn bằng cách gõ cd\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\OfficeSoftwareProtectionPlatform\ rồi ấn Enter. Nếu sử dụng Windows bản 64 bit, vào Program Files (x86)\ thay vì Program Files\.

Bước 3: Gõ ospprearm.exe vào câu lệnh rồi ấn enter.

Bước 4: Khi dùng các ứng dụng của Office 2010, có thể bạn sẽ bị nhắc nhở Activation nhưng cứ bình tĩnh chọn Cancel và tiếp tục thử nghiệm chương trình thêm 30 ngày.