Mười giải pháp tốt nhất để bảo vệ bí mật thương mại trong nhượng quyền

Mọi hợp đồng nhượng quyền đều bao gồm nhiều điều khoản nhằm bảo vệ các quyền sở hữu trí tuệ, các sáng chế, bí quyết kinh doanh. Tuy nhiên, có nhiều hợp đồng lại thất bại do không chỉ ra được một cách thức đúng đắn nhằm bảo vệ một thứ được coi là tài sản quý giá nhất đối với mọi doanh nghiệp – đó chính là các bí mật thương mại.

Xét trong bối cảnh của nghành công nghiệp nhượng quyền, thật rất cần thiết cho cả bên nhượng quyền và bên nhận quyền hiểu thế nào là một bí mật thương mại, tại sao việc bảo vệ bí mật thương mại lại trở nên quan trọng, sự bảo vệ đó có thể thất bại ra sao và những nỗ lực cần thiết để giúp đảm bảo việc bảo vệ những bí mật thương mại trong nghành kinh doanh này nhằm duy trì lợi thế cạnh tranh của hệ thống nhượng quyền.

Bí mật thương mại:

Một bí mật thương mại được định nghĩa chung như là một dạng thông tin mà các thông tin này có thể tạo ra cho người nắm giữ chúng một lợi thế cạnh tranh nhất định, do vậy thông tin này sẽ được giữ bí mật và người khác sẽ không biết gì về thông tin này và bí mật thương mại chính là đối tượng của những nỗ lực thiết thực nhằm duy trì tính bí mật của nó trong bất kì hoàn cảnh nào

Tại sao việc bảo vệ bí mật thương mại lại quan trọng?

Những bí mật thương mại có thể mang lại một lợi thế canh tranh cho một doanh nghiệp miễn là các đối thủ không thể biết gì về chúng. Vì vậy, không giống bằng sáng chế, chỉ có giá trị đến 20 năm sau khi thông tin này đã được phổ biến rộng rãi, ngược lại, một bí mật thương mại có thể còn giá trị để mang lại một lợi thế cạnh tranh lâu dài hơn sau khi một bằng sáng chế đã hết hiệu lực. Thí dụ, nếu công thức cho Coco-Cola đã được cấp bằng sáng chế thay vì được xác nhận như là một bí mật thương mại thì bằng sáng chế này chắc chắn đã hết hiệu lực từ lâu, mặt khác, với một lợi thế cạnh tranh, Coco-Cola Co và nghành kinh doanh nước giải khát của thương hiệu này đã được ỵêu thích hơn 100 năm qua.

Làm sao việc bảo vệ bí mật thương mại có thể thất bại:

Việc bảo vệ bí mật thương mại có thể thất bại nếu người sở hữu không sử dụng các biện pháp đề phòng thiết thực nhằm ngăn ngừa việc tiết lộ thông tin hay nếu thông tin này bị sử dụng một cách tự do hay bị ”ăn cắp“ bởi một người khác, và sau đó người này lại tiết lộ thông tin đó.

Những gợi ý:

Nhấn mạnh tầm quan trọng của bí mật thương mại đối với một hệ thống chuyển nhượng cũng như nguy cơ bị thất bại khi một người có liên quan đến nhượng quyền đã không có những biện pháp đề phòng hợp lí nhằm bảo vệ bí mật, một điều mà cả bên nhượng quyền và bên nhận quyền cần lưu ý đó là họ nên có những hành động nhằm bảo vệ những bí mật thương mại trong hệ thống nhượng quyền. Mười gợi ý dưới đây sẽ giúp đảm bảo những thông tin được giữ bí mật và độc quyền trong việc bảo vệ bí mật thương mại:

Thứ 1: Xác định rõ những bí mật thương mại của bên nhượng quyền trong hợp đồng chuyển nhượng, ví dụ, ”Trong tài liệu đã sử dụng, thuật ngữ “bí mật thương mại” nghĩa là không giới hạn bất cứ thông tin nào, bao gồm như sách hướng dẫn, hợp đồng, dữliệu khách hàng, dữ liệu cung cấp, dữ liệu tài chính, danh sách giá mặt hàng, kiến thức, phương pháp, kĩ thuật, quá trình, biên soạn tài liệu, công thức, chương trình hay các chi tiết khác mà có liên quan đến hoạt động nhượng quyền và sản phẩm hay dịch vụ, sản phẩm”.

Thứ 2: Đặc biệt chỉ rõ trong hợp đồng nhượng quyền rằng bất cứ chi tiết nào đại diện cho bí mật thương mại của người nhượng quyền đều được cấp giấy phép cho người nhận quyền hay khi được bán đi.

Thứ 3: Đặc biệt chỉ rõ trong hợp đồng nhượng quyền rằng người nhận quyền không được phép “ăn cắp”, biên soạn sai hay tháo rời bất cứ chi tiết nào đại diện cho những bí mật thương mại được cấp bằng.

Thứ 4: yêu cầu bên nhận quyền không được xâm phạm bất kỳ bí mật thương mại nào thuộc hệ thống cũ và không được sử dụng bất kỳ bí mật nào trong các bí mật đó vào công việc nhượng quyền hiện tại.

Thứ 5: Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo tính bí mật của các bí mật thương mại, buộc bên nhận quyền phải thừa nhận các bí mật thương mại mà anh ta sử dụng nhận được từ bên nhượng quyền giúp anh ta có một lợi thế cạnh tranh nhất định so với đối thủ cạnh tranh.

Thứ 6: Trong hợp đồng nhượng quyền nên có những điều khoản chi tiết, rõ ràng như: nghiêm cấm bên nhận quyền chuyển giao, công bố bất kỳ thông tin, tài liệu, hay bài viết nào có liên quan đến hệ thống nhượng quyền khi chưa có sự kiểm duyệt của bên nhượng quyền.

Thứ 7: Trong hợp đồng nhượng quyền cần quy định rõ, trong trường hợp bên nhận quyền muốn cắt hợp đồng thì phải trao trả ngay mọi thông tin tài liệu về bí mật thương mại của bên nhượng quyền, và tất cả các thông tin tài liệu liên quan đến những bí mật thương mại của bên nhượng quyền, buộc bên nhượng quyền phải thừa nhận rằng họ không còn quan tâm gì đến những bí mật thương mại của bên nhượng quyền.

Thứ 8: Trong cuốn sách hướng dẫn sử dụng nên có những chỉ dẫn chi tiết cho việc bảo vệ bí mật thương mại, bao gồm: giới hạn quyền sử dụng bí mật thương mại đối với nhân viên, những người cần những thông tin căn bản để hoàn thành công việc của họ, khóa tất cả văn phòng, tủ dữ liệu hay phòng lưu trữ, nơi mà thông tin bí mật có thể được tìm thấy, cung cấp các chú giải và biện pháp thích hợp đối với tất cả bí mật thương mại; giới hạn việc sử dụng các thiết bị copy hay máy quét và máy vi tính; cài đặt mật khẩu cho tất cả máy tính và cài mật mã cho tất cả phương tiện liên lạc bằng điện tử có chứa cá c dữ liệu liên quan đến bí mật thương mại.

Thứ 9: Yêu cầu mọi nhân viên của người nhận quyền, những người có thể sử dụng bí mật thương mại từ bên nhượng quyền phải chấp hành theo một hợp đồng thuê, bao gồm những điều khoản không được tiết lộ, hợp đồng giao kèo có giới hạn và chú ý những yêu cầu trong việc tuyển dụng nhân viên sau này.

Thứ 10: Yêu cầu người nhận quyền thực hiện các buổi họp thường xuyên với nhân viên nhằm hướng dẫn cũng như chỉ cho họ thấy rõ trách nhiệm của ho trong việc gìn giữ những bí mật thương mại của bên nhận quyền. Bên nhận quyền cũng nên thực hiện các buổi nói chuyện về việc cắt đứt hợp đồng với bất kì nhân viên nghỉ việc và yêu cầu họ thừa nhận dưới dạng văn bản các bổn phận của họ đối với công ty sau khi nghỉ việc.

Khi công nghệ và tài sản tri thức trở nên quan trọng trong thế giới chúng ta, các bên nhượng quyền cần phải nhìn lại hợp đồng nhượng quyền của họ, và bên nhận quyền cần phải xem xét lại cách thức quản lí công việc kinh doanh của họ nhằm cam đoan rằng họ đang bảo vệ những bí mật thương mại trong hệ thống nhượng quyền.